Par analogie avec la signature manuscrite des documents papiers, la signature électronique est une sorte d’outil servant à assurer l’intégrité d’un fichier numérique ou d’un document dématérialisé et d’en authentifier l’auteur. Cette structure de fonctionnement comporte un certain nombre d’avantages. Pourtant, il est important de signer de manière valable un document électronique.
Comment signer électroniquement et légalement un document Word ?
L’e-signature est en quelque sorte un procédé juridique et technique qui permet à un auteur d’apporter acquiescement et consentement à un document électronique. Plus qu’un dessin ou image, ce mécanisme est soumis à des normes et des conditions déterminées et vérifiées par les autorités françaises et européennes. Dès lors, pour être valable, une signature numérique doit respecter certains critères tels que la garantie de l’intégrité du document électronique, la preuve de consentement du signataire et l’identification de la personne qui se charge de
signer électroniquement un document. Ensuite, celle-ci permet d’achever et d’accomplir le processus de numérisation et de dématérialisation d’une société avec un mécanisme qui se digitalise de bout en bout, à partir de la production d’un fichier jusqu’à sa signature et son archivage.
Les conditions à respecter pour rendre valable une signature numérique
Il s’avère que l’e-signature a la même valeur probante et force juridique que la signature manuscrite. Celle-ci peut tenir lieu de preuve littérale légale aux mêmes titres que cette dernière à condition qu’elle remplisse certains critères. En effet, la réglementation en vigueur exige que toute signature numérique doive s’admettre en cour de justice. Parfois, la fiabilité d’une e-signature peut varier en fonction du procédé juridique et technique adopté. Généralement, il existe deux types de signatures électroniques. Concernant l’e-signature simple, l’organisme ayant fait la procédure et le signataire sont contraints d’attester que le procédé utilisé a de la fiabilité. Pour ce qui est de l’e-signature avancée, elle est la plupart du temps effectué par des prestataires de services d’attestation numérique. Celle-ci bénéficier d’une présomption d’authenticité et de fiabilité. Cette signature électronique avancée doit remplir quatre critères. Cette signature doit se lier de manière intrinsèque aux données sur lesquelles elle est rattachée, de manière que la modification sur ces données soit décelable. Celle-ci doit pouvoir conserver sous sa vérification exclusive la procédure de réalisation de sa
signature électronique Word. Aussi, il faut qu’elle permette l’identification de la personne qui a signé électroniquement. Et cette signature numérique avancée doit se rattacher uniquement à ce signataire. Vous pouvez déposer vos documents sur l’
application en ligne Yousign.
Pourquoi signer électroniquement un document ?
Signer électroniquement un document comporte certains avantages considérables. Il s’avère que la signature numérique permet d’avoir accès à une sécurité renforcée et optimale. Par ailleurs, cette solution fiable offre un gain de place, de temps. Elle donne la possibilité de profiter d’une accessibilité importante. Elle offre la chance d’assurer efficacement l’optimisation des processus administratifs. Cela permet d’accéder à l’amélioration de sa productivité. Ensuite, la signature électronique est susceptible de réduire les coûts ayant rapport à l’impression, à l’acheminement et à la conservation des documents. La numérisation et la dématérialisation peuvent proposer une excellente traçabilité des fichiers et des documents électroniques. De plus, à l’aide d’un tableau de bord, cette solution est capable de rendre facile le suivi des documents numériques en temps réel.