Le RGPD ou Règlement Général sur la Protection des Données constitue depuis 2018 une norme obligatoire que toute personne morale se doit de suivre. À cet effet, nombreuses formalités doivent être observées pour les organismes publics comme pour les sociétés privées, faute de quoi, le CNIL (commission Nationale de l'Informatique et des libertés) applique les sanctions s'y rapportant.
Pourquoi se mettre en conformité RGPD ?
Le RGPD est une disposition conçue dans l'objectif de faire respecter à toute entité le droit à la protection des données à caractère personnel. Il s'agit d'un droit fondamental auquel tout individu peut se prévaloir. En d'autres termes, vous vous engagez à ce que la collecte de ces données soit nécessaire et faite à des fins déterminées. Le RGPD vous oblige à obtenir le consentement des concernés lors de toutes formes de collectes de données personnelles. La mise en conformité rgpd témoigne donc de votre engagement et de votre responsabilité vis-à-vis du respect des droits fondamentaux des individus. En effet, elle met en confiance tant les prospects que les clients, ce qui ne peut qu'accroître la notoriété de votre entreprise.
Qui plus est, omettre de respecter toutes les dispositions RGPD, c'est s'exposer à de lourdes sanctions. Il s'agit notamment de sanctions administratives (amende pouvant s'élever jusqu'à des millions d'euros) et de sanctions pénales (peine d'emprisonnement et amende). Si vous ne vous y retrouvez pas encore, sachez qu'il n'est pas compliqué de comprendre les etapes rgpd, d'autant plus qu'il est possible de recourir à un logiciel RGPD pour vous faciliter la tâche.
Quelles sont les étapes de mise en conformité RGPD ?
La première tâche à faire dans la mise en conformité rgpd, c'est la désignation d'un pilote : il s'agit du premier responsable de la gouvernance des données, un genre de chef d'orchestre. Selon le CNIL, le titre officiel de sa fonction est celui de Délégué à la Protection des Données (DPO). Ses principales missions sont de diriger de A à Z les démarches de mise en conformité, de contrôler celles-ci, de conseiller toutes les équipes concernées et d'alerter les responsables du traitement en cas de dérive. Afin d'éviter des éventuels conflits d'intérêts, il est déconseillé d'attribuer ce poste au dirigeant de l'entreprise.
Après avoir désigné le pilote, il vous faudra constituer un registre de traitement de vos données. Ce registre doit contenir une sorte de fiche dans laquelle figureront des informations substantielles telles que les objectifs du traitement des données, les catégories de données que votre entreprise traite, les services qui auront accès à ces données ainsi que la durée de conservation de ces dernières. Une fois le registre établi, vous devrez trier les données vraiment nécessaires (donc à traiter) et celles qui ne vous servent plus (à immédiatement effacer). Si vous êtes amenés à traiter des données sensibles, assurez-vous d'avoir l'autorisation y afférente. Un autre point essentiel à ne pas négliger : l'information des personnes concernées. À cette étape, vous les renseignez de façon explicite sur les raisons de votre collecte, le fondement juridique de votre action, les personnes qui auront accès à ces informations et bien sûr, les modalités d'exercice de leurs droits vis-à-vis de cette collecte (accès, rectification, effacement, opposition, etc.). Enfin, il vous incombe de sécuriser vos données : choix adéquat de mot de passe, mise à jour régulière des logiciels, faire des copies à divers serveurs, etc. À noter que même si la déclaration rgpd n'est pas obligatoire, vous devez réunir tous les documents relatifs à votre mise en conformité, lesquels feront l'objet de contrôle régulier par le CNIL.
Quels sont les avantages de l'utilisation d'un logiciel RGPD?
Si nombreux organismes ont décidé d'avoir recours à un logiciel rgpd dans le traitement de leurs données, c'est bien pour les avantages de celui-ci. Avec un tel outil, la mise en conformité dont le contrôle, devient plus facile. L'évaluation n'en sera également que plus simple et la gestion des données centralisée de façon efficace. Par ailleurs, l'utilisation d'un logiciel rgpd permet une meilleure implication de tous les acteurs qui grâce à des visions claires et précises des risques relatifs à chaque démarche, de saisir les enjeux de la protection des données et de prendre les mesures correspondant à leurs rôles.
Côté coût, le logiciel rgpd constitue un investissement rentable. En effet, il s'agit d'un levier de fidélisation de la clientèle, car il rassure sur le professionnalisme de votre démarche. En outre, puisque cet outil vous aide à vous occuper vous-même de votre mise en conformité, vous êtes dispensé de l'externalisation, ce qui est une aubaine pour vous du point de vue budget. Qui plus est, certains logiciels sont gratuits, ce qui constitue un bon point pour si votre entreprise n'en est qu'au démarrage.